Po co powstał moduł Automatyzacje?

W wielu sklepach pierwsze minuty po wiadomości klienta wyglądają podobnie. Operator sprawdza kanał, temat, treść, nadawcę, konto sprzedażowe i dopiero wtedy decyduje, co zrobić dalej. Gdy takich spraw jest kilkadziesiąt albo kilkaset dziennie, nawet proste kliknięcia zaczynają zabierać dużo czasu.

Automatyzacje rozwiązują ten problem. Możesz zdefiniować zestaw reguł typu: jeśli wydarzy się określone zdarzenie i spełnione są warunki, wykonaj wybrane akcje. Dzięki temu system sam wykonuje powtarzalną pracę, a zespół może skupić się na sprawach, które faktycznie wymagają decyzji człowieka.

Jakie zdarzenia mogą uruchomić automatyzację?

Reguły mogą reagować na nowe sprawy z najważniejszych kanałów obsługi klienta. Automatyzację możesz uruchomić po otrzymaniu nowej wiadomości z dowolnego kanału, nowego e-maila, wiadomości Allegro, wiadomości OLX, wiadomości w dyskusji Allegro, wiadomości w reklamacji Allegro albo po utworzeniu nowego zwrotu Allegro.

To oznacza, że jeden mechanizm może porządkować wiele typów zgłoszeń. Nie musisz tworzyć osobnego procesu dla każdej skrzynki lub każdego konta, jeśli reguła ma działać podobnie. A jeśli dana sytuacja wymaga osobnego traktowania, możesz zawęzić ją warunkami.

Warunki, czyli kiedy reguła ma zadziałać

Automatyzacja może działać zawsze po danym zdarzeniu albo tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki. System pozwala sprawdzać między innymi nadawcę, treść wiadomości, temat lub tytuł, typ zgłoszenia, kanał, ID konta lub skrzynki oraz aktualny status sprawy.

Dostępne są proste operatory: zawiera, nie zawiera, jest równe, nie jest równe, zaczyna się od oraz kończy się na. Dzięki temu możesz tworzyć reguły bez programowania, na przykład dla wiadomości zawierających słowo „faktura”, „paragon”, „zwrot”, „reklamacja”, „uszkodzony” albo dla zgłoszeń z wybranego kanału.

Przykład: jeśli temat e-maila zawiera słowo „rejestracja”, system może automatycznie oznaczyć zgłoszenie jako otwarte, dodać tag i przypisać sprawę do osoby odpowiedzialnej za obsługę kont.

Jakie akcje może wykonać system?

Po spełnieniu warunków automatyzacja może wykonać jedną lub kilka akcji. Możesz ustawić status zgłoszenia, przypisać pracownika, dodać tag, ustawić priorytet albo wysłać wiadomość do klienta w tym samym kanale.

To szczególnie przydatne w pracy zespołowej. Automatyzacja może od razu oznaczyć pilne reklamacje wysokim priorytetem, przypisać zwroty do osoby odpowiedzialnej za magazyn, a proste pytania o dokument sprzedaży skierować do księgowości lub obsługi zamówień.

Przykłady praktycznych automatyzacji

Porządek w rozmowach bez ręcznego klikania

Automatyzacje dobrze uzupełniają nowy ekran rozmów z klientami. Statusy, priorytety, tagi i opiekunowie są widoczne bezpośrednio na liście zgłoszeń, dlatego każda automatyczna akcja od razu porządkuje kolejkę pracy.

W praktyce oznacza to mniej ręcznego sortowania. Zespół szybciej widzi, które sprawy są nowe, które są pilne, które czekają na konkretną osobę i które można obsłużyć standardową procedurą.

Dla kogo są Automatyzacje?

Moduł przyda się szczególnie sklepom, które obsługują wiele kanałów komunikacji jednocześnie: wiadomości Allegro, e-mail, OLX, dyskusje, reklamacje i zwroty. Najwięcej zyskają zespoły, w których różne osoby odpowiadają za różne typy spraw.

Automatyzacje są dostępne w aktywnym pakiecie Super+Plus. Jeśli korzystasz z tego pakietu, możesz przejść do panelu i zacząć tworzyć własne reguły bez dodatkowej konfiguracji technicznej.