Automatyzacja faktur i paragonów na Allegro

Mniej przepisywania, mniej spraw do pilnowania

Przy kilku zamówieniach dziennie ręczne wystawianie faktur i paragonów może wydawać się drobiazgiem. Przy kilkudziesięciu staje się kolejną kolejką zadań: sprawdzenie danych kupującego, przepisanie pozycji, uwzględnienie dostawy i przekazanie dokumentu. Do tego dochodzą wiadomości z pytaniem: „Gdzie jest moja faktura?”.

Dlatego planujemy w AutoresponderAllegro integracje z iFirma, wFirma, eParagony oraz kolejnymi systemami wskazanymi przez użytkowników. Chcemy, aby dane z zamówienia trafiały do wybranej usługi, a wystawiony dokument wracał do obsługi zamówienia i mógł zostać przekazany kupującemu. Funkcja nie jest jeszcze dostępna — zbieramy Wasze potrzeby, aby ustalić zakres i kolejność integracji.

Jak ma działać automatyzacja?

1. Połączysz wybrany system. W panelu AutoresponderAllegro wskażesz usługę, z której korzystasz, i autoryzujesz połączenie w sposób wymagany przez jej dostawcę. Przypiszesz ją do odpowiedniego konta Allegro.
2. Ustawisz reguły wystawiania. Chcemy umożliwić wybór momentu uruchomienia, na przykład po opłaceniu zamówienia lub przy wskazanym etapie realizacji. Określisz także sposób wyboru faktury lub paragonu, z uwzględnieniem danych i prośby kupującego. Zamówienia za pobraniem będą wymagały osobnej reguły.
3. Dane zamówienia trafią do integracji. System przekaże dostępne dane nabywcy, dane do faktury, pozycje, ilości, ceny oraz koszt dostawy. Celem jest ograniczenie ręcznego przepisywania. Sposób przypisania stawek VAT i pozycji do produktów trzeba będzie skonfigurować w połączeniu z programem księgowym.
4. Dokument wystawi wybrana usługa. iFirma lub wFirma obsłuży wystawienie faktury w ramach możliwości integracji. Ścieżka dla paragonów będzie zależała od używanego systemu sprzedaży i rozwiązania do fiskalizacji, na przykład współpracującego z eParagony.
5. Kupujący otrzyma dokument. Planujemy przekazywanie faktury jako pliku lub linku, a e-paragonu jako odnośnika udostępnionego przez usługę. Dostępny sposób dostarczenia, na przykład e-mailem albo przez wiadomość Allegro, będzie zależał od możliwości danej integracji i kanału.
6. Sprawdzisz wynik przy zamówieniu. Chcemy pokazywać informację o wystawieniu i przekazaniu dokumentu oraz sygnalizować przypadki wymagające uwagi. Brak danych lub błąd usługi powinien być widoczny, aby można było uzupełnić informacje i dokończyć obsługę.

iFirma, wFirma, eParagony — różne zadania w jednym procesie

Systemy księgowe i usługi e-paragonów pełnią różne role. iFirma udostępnia funkcje dokumentów sprzedaży przez swoje API. wFirma opisuje również połączenie z eparagony.pl. To możliwości dostawców, na których chcemy oprzeć planowaną obsługę w AutoresponderAllegro.

W przypadku paragonu fiskalnego samo wygenerowanie pliku PDF nie wystarczy. Obsługa będzie wymagała odpowiednio skonfigurowanego rozwiązania do fiskalizacji i zgodnego urządzenia lub obsługiwanej kasy wirtualnej, zależnie od rozwiązania. Wymagania opisuje dostawca eparagony.pl. Szczegóły konfiguracji przedstawimy przy udostępnieniu konkretnej integracji.

Co ustalimy przed uruchomieniem?

Najpierw chcemy poznać Wasze codzienne scenariusze: z jakiego programu korzystacie, kiedy wystawiacie dokumenty i jak przekazujecie je klientom. Od tego będzie zależało, które połączenia przygotujemy w pierwszej kolejności. Osobno doprecyzujemy obsługę wyjątków, takich jak anulowanie zamówienia, zwrot czy korekta.

Nie podajemy jeszcze daty uruchomienia ani ceny modułu. Zakres pierwszej wersji oraz ewentualne wymagania dotyczące abonamentu u dostawcy przedstawimy po ustaleniu szczegółów integracji.